Cómo evitar que las capacitaciones en las empresas sean un fracaso

Detrás de toda empresa exitosa hay una fórmula que, en teoría, suena sencilla: producir bienes o prestar servicios que la sociedad necesita, con altos estándares de calidad, y a un costo que permita la rentabilidad. Sin embargo, quienes trabajamos en la gestión del talento y la seguridad laboral sabemos que lograr esta sincronía en la vida real es un reto mayúsculo.

Lograr este equilibrio es sumamente difícil porque implica que todas las piezas del engranaje funcionen a la perfección. Entre estas piezas, la más vital es la ejecución humana. Se requiere que las personas realicen con precisión las tareas que transforman insumos o conocimiento en bienes y servicios finales. Esto significa que deben ejecutar sus labores de la forma correcta siguiendo los procedimientos, que usen las herramientas apropiadamente, que optimicen los materiales e insumos a su disposición y, no menos importante, que las interacciones entre los equipos fluyan armónicamente.

Para que todo esto ocurra, existe un aspecto crítico que es transversal a todos los cargos, a cualquier tamaño de empresa y a todos los sectores económicos: las personas deben contar con los conocimientos y las habilidades exactas que les permitan realizar sus tareas. Solo así podrán aplicar los procedimientos, usar las herramientas, gestionar los materiales y mantener las interacciones requeridas para aquello para lo cual fueron contratados.

Los dos grandes mecanismos: Selección y Gestión del Conocimiento

Para garantizar que el talento humano cuente con dichos conocimientos y habilidades, las organizaciones utilizan principalmente dos mecanismos administrativos:

1. La selección: A través de la cual se procura encontrar en el mercado a las personas que ya cuentan con los conocimientos y habilidades que los cargos exigen.

2. La gestión del conocimiento: Cuyo objetivo es capturar, almacenar y transferir internamente el conocimiento y las habilidades que necesitan los trabajadores para hacer su trabajo en el día a día.

La transferencia de este conocimiento se puede lograr de muchas formas: mediante una buena inducción, a través de la mentoría, con programas de acompañamiento estructurados, documentando lecciones aprendidas, o mediante manuales y procedimientos. Sin embargo, uno de los mecanismos más utilizados en el entorno empresarial es la capacitación.

La naturaleza agridulce de la capacitación

Capacitar, en esencia, es la acción de transferir un conjunto de saberes o desarrollar habilidades en un espacio controlado y estructurado.

Lamentablemente, si bien es una práctica altamente popular, la capacitación suele ser una de esas actividades agridulces en el mundo del trabajo. Cuando son muy buenas, se convierten en eventos llenos de satisfacción y crecimiento. Pero cuando no lo son (y, seamos honestos, esto es lo usual), se vuelven una fuente constante de quejas. Se traducen en horas y horas invertidas donde ni la alta dirección ni los propios trabajadores comprenden su utilidad; se terminan haciendo simplemente porque "hay que hacerlas" para cumplir un cronograma.

El impacto negativo de una mala capacitación va más allá de la pérdida de tiempo. Es un tema de bienestar laboral:

El 20% de los trabajadores indica que la capacitación deficiente es un riesgo psicosocial alto. 

(Datos obtenidos del sistema Prax, Evaluación de Riesgo Psicosocial Laboral utilizando la Batería del Ministerio de Trabajo. Muestra: 8.940 evaluaciones. Datos recolectados durante el año 2025).

La pertinencia: El corazón de una capacitación exitosa

Si bien son muchos los aspectos logísticos y metodológicos que pueden influir en que las capacitaciones fracasen, hay uno que es determinante. Si este falla, hará que el resto de los elementos colapsen inevitablemente: La pertinencia.

De allí radica la importancia absoluta de garantizar que toda formación sea altamente pertinente. No se trata de dar charlas al azar o de obligar a los equipos a asistir a eventos solo para alcanzar la meta de cobertura del mes; se trata de capacitar con sentido.

¿Pero qué significa realmente que una capacitación sea pertinente? Responder esta pregunta es el único camino para garantizar que la formación no se vuelva un fracaso. En el entorno laboral, una capacitación pertinente es aquella que le brinda al trabajador los recursos precisos que necesita para hacer su trabajo. Es decir, toda acción formativa que le enseña a ejecutar sus tareas diarias, a realizar los procedimientos inherentes a su rol, a manejar correctamente sus herramientas y materiales, y a interactuar de la mejor manera en su contexto laboral.

Esa es la primera barrera de defensa contra el fracaso: la pertinencia. Pero, ¿cómo se logra esto en la práctica?

El levantamiento de necesidades y el poder de "La Brecha"

Todo comienza con un buen levantamiento de necesidades de capacitación (DNC). Casi siempre, este ejercicio surge cuando las áreas de Gestión Humana se sientan a escuchar las necesidades expresadas por sus clientes internos, o a través de diagnósticos o evaluaciones de desempeño. Esto está muy bien, pero existe una fuente de información particularmente importante si la empresa decide ser verdaderamente metódica en su gestión del talento.

Pensemos en la cadena de valor: las tareas que realizan los colaboradores son el eslabón que conecta los objetivos del negocio con el trabajo en sí mismo. Estas tareas deben estar fielmente reflejadas en las descripciones de los cargos. A su vez, de esas tareas descritas se infieren los conocimientos y habilidades que el trabajador necesita para ejecutarlas (perfil de cargo).

Por lo tanto, la mejor fuente de información para diseñar capacitaciones pertinentes —siempre y cuando la descripción y el perfil del cargo se hayan construido adecuadamente— es la brecha. Es decir, la distancia que existe entre lo que exige el perfil del cargo y el perfil real del colaborador (lo que actualmente sabe y sabe hacer).

Cuando los procesos de capacitación se diseñan para cerrar específicamente esa brecha, ocurre algo transformador: el trabajador siente que la capacitación tiene todo el sentido del mundo, pues le está ayudando a desarrollar algo que él mismo sabe que le falta para poder lograr sus objetivos laborales.

Por ejemplo, supongamos que un cargo requiere un conocimiento avanzado en estadística, pero el trabajador que lo ocupa aún no lo tiene en el nivel exigido. Sus tareas diarias le cuestan trabajo y le generan frustración. En el momento en que se le convoque a una capacitación específica en estadística, sentirá de inmediato que la empresa le está ayudando a resolver un problema real. Sabrá que ese espacio le ayudará a hacer su trabajo bien hecho. Eso es pertinencia en su máxima expresión.

Conclusión

Construir un modelo así es un proceso difícil y largo. Requiere rigor analítico y disciplina organizativa. Pero, sin duda alguna, es mucho más difícil y largo tener que corregir los errores derivados de una mala capacitación.

Si en su organización desean que las capacitaciones dejen de convertirse en un fracaso o en un simple requisito burocrático, inviertan el tiempo y la técnica que requiere hacer buenas descripciones y perfiles de cargo, valoren profundamente su talento y establezcan planes de acción precisos. El objetivo final debe ser siempre el mismo: lograr que, día a día, las personas se acerquen más al nivel de conocimientos y habilidades que requieren sus roles para hacer que la empresa, en su conjunto, sea verdaderamente exitosa.