¿Contamos con la capacidad de concentrarnos en dos o más actividades al mismo tiempo? ¿Cuáles son las causas y consecuencias de esta práctica en el trabajo? ¿Es cierto que aumenta la productividad?
Terminar un informe mientras se asiste a una reunión, responder un correo electrónico en medio de una llamada telefónica, chatear mientras se conduce. El multitasking, o la capacidad de realizar dos cosas al mismo tiempo, se ha convertido en una tendencia deseable en el trabajo y en la era digital; pero, a ciencia cierta, ¿sabemos si nos ayuda a ser más productivos o cómo afecta nuestra salud?
¿Qué es el multitasking?
De acuerdo con Earl K. Miller, investigador del Departamento de Ciencias Cognitivas del MIT, los seres humanos no tenemos la capacidad de concentrarnos en más de una actividad al mismo tiempo. Lo que sí tenemos (y bastante perfeccionada) es la aptitud de alternar nuestra atención entre cada una de esas cosas con mucha rapidez, tanta como para engañarnos a nosotros mismos (Hamilton, J., 2008).
Así, cuando dejamos de prestar atención a una actividad por concentrarnos en otra, la información omitida en esos pocos segundos se logra inferir por medio de un proceso de “relleno cognitivo”, es decir: deducimos lo que ha sucedido basándonos en información del contexto o en experiencias anteriores.
¿Cuáles son las consecuencias del multitasking?
Baja productividad: aunque inicialmente el multitasking genere una ilusión de eficiencia, esa inferencia de información que realizamos al alternar entre una actividad y otra puede tomar varios segundos que, al sumarse, tienen un impacto sobre la productividad. (APA, 2006).
Mayor agotamiento mental: la alternancia de la atención sobre dos o más actividades conlleva un mayor esfuerzo mental por parte del trabajador y, finalmente, una sensación de agotamiento. (Gorlick, 2008).
Alta probabilidad de errores: esa inferencia de información que realizamos de forma automática no siempre es acertada: de hecho incrementa la posibilidad de confusión, omisión de información importante y, en consecuencia, de equivocaciones.
Y sin embargo, ¿por qué hacemos multitasking?
Existen múltiples razones por las cuales hemos adoptado esta forma de trabajo, algunas son de tipo organizacionales y otras son individuales:
Diseño del trabajo: el inapropiado diseño del trabajo crea la necesidad de ocupar el tiempo en más de una actividad al mismo tiempo. Esto sucede porque la sensación de urgencia nos induce a repartir nuestra atención, o porque los inadecuados flujos de comunicación nos hacen interrumpir el trabajo de otro colaboradores realizando nuevas solicitudes de información.
Satisfacción: a nivel personal, la intensa actividad cerebral que ocurre durante el multitasking puede generar una sensación de satisfacción y gratificación. Esto, según Ochoa (s.f.), se explica por la liberación de dopamina, el neurotransmisor encargado de estimular nuestra sensación de recompensa.
Organización: trabajamos bajo el estímulo de una gran cantidad de distractores e interruptores, como por ejemplo las notificaciones de los celulares. En la medida en que más distractores haya en el ambiente laboral, más dispersa será la atención.
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¿Cómo comenzar a transformar estas prácticas?
Ante una problemática como esta, es importante empezar por una revisión del diseño del trabajo que permita identificar, entre otros asuntos, si nuestra organización ha definido las funciones de cada colaborador, si ha especificado los procedimientos adecuados para hacer el trabajo, y si ha asignado el tiempo suficiente para desarrollarlo según su relevancia.
Otra buena forma de comenzar a eliminar esta práctica del trabajo es suprimiendo los distractores a nuestro alcance en la realización de actividades: alejar el celular o, si es posible, suspender sus notificaciones; buscar ambientes de trabajo con menor presencia de interruptores, etc.
También se recomienda establecer períodos de máxima concentración sobre una sola actividad, intercalados con momentos de descanso o atención sobre otra actividad, de modo que el tiempo necesario para realizar el trabajo, y la energía del cerebro que requiere esa concentración, no se desgasten en la alternancia sobre muchas cosas y se pierda, así, la productividad.
Y sobre todo, ser conscientes de que el multitasking no es una característica deseable en ningún trabajador u organización, sino un indicador de problemas en el diseño del trabajo que debemos revisar e intervenir.
Bibliografía
American Psychological Association. (2006, marzo 20). Multitasking: Switching costs. Https://Www.Apa.Org. https://www.apa.org/research/action/multitask
Gorlick, A. (2009, agosto 24). Media multitaskers pay mental price, Stanford study shows. Stanford News. https://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
Hamilton, J. (2008). Think You’re Multitasking? Think Again : NPR. https://www.npr.org/templates/story/story.php?storyId=95256794
Ochoa, S. (s. f.). Multitasking: El enemigo #1 de la productividad. Recuperado 19 de marzo de 2021, de https://www.sinectica.io/blog/multitasking-enemigo-1-de-la-productividad